(Versão 02 Elaborada em 10.11.2021)

O LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS consciente da importância e da necessidade de se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei 13.709/2018) adota a presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais com o objetivo de orientar todos os seus profissionais, vinculados direta ou indiretamente ao Escritório, na prestação de serviços aos nossos clientes e nas atividades que envolvam o tratamento de dados pessoais. Esta Política estabelece os padrões mínimos aplicáveis ao tratamento de dados pessoais, independentemente de onde se localizem o titular e/ou a unidade de negócio responsável pelo tratamento dessas informações, dentro ou fora do território nacional.

1. Definições

TITULAR: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

AGENTES DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: O controlador e o operador de dados pessoais.

ANONIMIZAÇÃO: Utilização de meios técnicos, razoáveis e disponíveis no momento do tratamento de dados pessoais, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo. O dado anonimizado não é considerado dado pessoal para os fins da LGPD.

AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (“ANPD”): Órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD em todo território nacional. A ANPD foi instituída pela LGPD como órgão da administração pública federal com autonomia técnica, integrante da Presidência da República, definido a sua natureza como transitória e passível de transformação pelo Poder Executivo em entidade da administração pública federal indireta, submetida a regime autárquico especial e vinculada à Presidência da República.

CONTROLADOR DE DADOS PESSOAIS: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

DADOS PESSOAIS: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Também são considerados dados pessoais aqueles utilizados para formação do perfil comportamental de determinada pessoa natural.

DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS: Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico quando vinculado a pessoa natural.

TRATAMENTO DE DADOS: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

ENCARREGADO OU DATA PROTECTION OFFICER (“DPO”): Pessoa física ou jurídica indicada pelo Agente de Tratamento para atuar como canal de comunicação entre o Controlador, os titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

PROFISSIONAIS: Todos os funcionários, incluídos estagiários e jovens aprendizes, independentemente do cargo ou função exercida.

TERCEIROS: são todos os prestadores de serviços, trabalhadores terceirizados, parceiros comerciais, fornecedores e representantes da Empresa.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS: Transferência de dados pessoais para país estrangeiro ou organismo internacional do qual o país seja membro.

PRIVACY BY DESIGN: Considerar as implicações de privacidade de um determinado tratamento de dados desde o início de sua concepção.

2. Escopo

A presente Política estabelece as diretrizes do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS para o uso e tratamento de dados pessoais, tendo como referência a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, entre outras normas nacionais e internacionais relativas à privacidade e proteção de dados pessoais.

Em todos os casos, aplicaremos sempre o padrão mais alto em relação à proteção de dados, seja ele estabelecido nesta política, seja ele estabelecido em outras legislações aplicáveis ao tema. Variações decorrentes de leis locais e/ou regulações setoriais serão transformadas em anexo a esta Política, e devem ser interpretados em conjunto com esta.

3. Destinatários

Esta Política se aplica a (i) todos os Profissionais do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS; (ii) a todos os terceiros, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas que atuam para ou em nome do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS em operações que envolvam tratamento de dados pessoais que sejam realizadas no escopo das atividades conduzidas pelo Escritório; (iii) aos agentes de tratamento de dados pessoais externos ao LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS que de qualquer forma se relacionem com o Escritório; e (iv) aos titulares de dados pessoais, cujos dados são tratados pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS.

A adesão às leis de proteção de dados pessoais e aos diplomas normativos dele decorrentes, tais como a presente Política, é obrigatória a todos os destinatários acima indicados na medida em que se relacionam com o LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS. Todas as operações que envolvam tratamento de dados pessoais que sejam realizadas no escopo das atividades conduzidas pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS estão sujeitas a tais normativas.

Violação desta política, por parte dos profissionais do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS, poderá ocasionar a aplicação de medidas disciplinares, sem prejuízo das ações cíveis e criminais aplicáveis.

4. Aplicabilidade

A presente Política estabelece diretrizes e regras para garantir que seus destinatários entendam e cumpram as legislações que versam sobre proteção de dados pessoais no âmbito das atividades do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS.

As informações abarcadas pela presente Política incluem todos os dados coletados, usados ou transmitidos pela ou em nome do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS, em qualquer tipo de mídia. Isso inclui dados pessoais registrados em papel, mantidos em sistemas de computador ou dispositivos portáteis, bem como dados pessoais transmitidos oralmente.

Quaisquer dúvidas sobre como interpretar esta Política devem ser imediatamente levadas ao gestor da área e, no caso de desconhecimento, encaminhar ao Encarregado, por meio do e-mail: [email protected].

5. Objetivos

Descrever as regras a serem seguidas na condução das atividades e operações de tratamento de dados pessoais realizadas pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS e pelos destinatários desta Política visando garantir a conformidade com as legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis e, em especial, com a LGPD.

A presente Política deve ser lida em conjunto com as obrigações previstas nos (i) Documentos que dispõem sobre obrigações de confidencialidade em relação às informações mantidas pelo Escritório; (ii) Políticas e normas de procedimentos de segurança da informação, bem como termos e condições de uso, que tratem sobre confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações do Escritório; (iii) Todas as normas internas a respeito da proteção de dados pessoais que vierem a ser elaboradas e atualizadas.

6. Princípios

Todas as atividades desempenhadas pelos Profissionais da LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS deverão observar a boa-fé no tratamento de dados, e os seguintes princípios:

• FINALIDADE: o Escritório realizará o tratamento de dados pessoais apenas para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular de dados pessoais, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;
• ADEQUAÇÃO: o Escritório realizará o tratamento de dados pessoais de forma compatível com as finalidades informadas ao titular de dados, e de acordo com o contexto do tratamento;
• NECESSIDADE: o tratamento de dados pessoais realizado pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS será limitado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento;
• LIVRE ACESSO: o Escritório garantirá aos titulares de dados pessoais a consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados;
• QUALIDADE DOS DADOS: o Escritório garantirá, aos titulares de dados pessoais, a exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
• TRANSPARÊNCIA: o Escritório garantirá, aos titulares de dados pessoais, informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento de dados pessoais, observados os segredos comercial e industrial;
• SEGURANÇA: o Escritório utilizará medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
• PREVENÇÃO: o Escritório adotará medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;
• NÃO DISCRIMINAÇÃO: o LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS garantirá a impossibilidade de realização do tratamento de dados pessoais para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;
• RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS: o Escritório se compromete a demonstrar a adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, e a eficácia dessas medidas.

7. Bases legais para o tratamento de dados pessoais

Todas as operações de tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades conduzidas pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS terão uma base legal que legitime a sua realização, com estipulação da finalidade e designação dos responsáveis pelo tratamento.

O LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS efetuará avaliação periódica, a cada 6 meses, das finalidades de suas operações de tratamento, considerando o contexto em que estas operações se inserem, os riscos e benefícios que podem ser gerados ao titular de dados pessoais, e o legítimo interesse do Escritório.

A realização de operações de tratamento de dados pessoais pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS poderá ser realizada com fundamento nas seguintes bases legais:

(i) Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular de dados pessoais;

(ii) Para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;

(iii) Quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular de dados pessoais;

(iv) Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral;

(viii) Quando necessário para atender aos interesses legítimos do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS ou de terceiros e,

(ix) Para a proteção do crédito.

8. Bases legais para o tratamento de dados pessoais sensíveis

O LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS reconhece que o tratamento de dados pessoais sensíveis representa riscos mais altos ao titular de dados pessoais e por esta razão o Escritório tomará todas as medidas necessárias para proteger o tratamento de dados pessoais sensíveis.

Para efeitos dessa Política são considerados dados pessoais sensíveis os enumerados no art. 5º, inciso II da LGPD, ou seja, dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

A realização de operações de tratamento de dados pessoais sensíveis pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS somente poderá ser realizada:

(i) Quando o titular de dados pessoais ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas;

(ii) Sem fornecimento de consentimento do titular de dados pessoais, nos casos em que o tratamento for indispensável para:

1. O cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo Escritório;
2. O exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral;
3. Garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular de dados pessoais, nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos.

9. Registro de atividades de tratamento de dados pessoais

O LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS, em cumprimento das disposições da LGPD, deverá mapear suas atividades de tratamento de dados pessoais e manter o Registro de Atividades de Tratamento de Dados Pessoais atualizado. O Escritório realizará registros de suas operações de tratamento a partir de categorias de tratamento, cada uma delas descritas a partir de sua(s) finalidade(s), servindo de auxílio e suporte para a sua avaliação periódica sobre conformidade com o quadro regulatório da proteção de dados pessoais.

Os registros das operações de tratamento de dados pessoais poderão ser consultados pelo titular dos dados pessoais, bem como por autoridades públicas competentes para o acesso e retenção dos dados em seu nome, resguardados os direitos do titular de dados pessoais.

O Encarregado é responsável por garantir a atualização e revisão periódica completa destes registros.

10. Tratamento de dados pessoais

Todo tratamento de dados pessoais deve considerar questões de privacidades desde a sua concepção (Privacy by Design), sendo essencial que as atividades de tratamento estejam adequadas à LGPD e outras leis de proteção de dados que venham a ser aplicáveis.

Quando necessário o LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS deverá realizar um Relatório de Impacto à Proteção de Dados (“RIPD”), documentação que contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem acarretar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco para demonstrar que a atividade proposta é adequada e não fere direitos dos titulares de dados.

Os dados pessoais tratados no exercício da função deverão necessariamente ser armazenados em local seguro, com segregação de acesso, sendo vedado o armazenamento não autorizado em ambientes próprios, como notebooks ou área de trabalho de computadores, de acordo com o disposto na Política de Segurança da Informação.

11. Tratamento de dados de representação jurídica

Finalidade e base legal: Exercício de Direitos e Atendimento de Demandas Judiciais sob a base legal de execução contratual de acordo com as cláusulas estabelecidas em contrato entre o controlador e o operador.

Dados pessoais biográficos, de seguro e de saúde tratados: de Nome, E-mail, CPF, Identidade do Titular, Dados do Veículo e CNH ou Passaporte, Endereço, CEP, Data de Nascimento, Naturalidade, Nacionalidade, Gênero, Dados de Seguro em Saúde, Dados de Seguro em Previdência, Dados de Seguro de Capitalização, Dados de Seguro de Vida, Estado Civil, Dados Biográficos Ascendente/Descendente/Cônjuge, Prontuário Médico e Contatos Telefônicos.

Tipo de Titular de Dados: Usuário de Seguro.

Retenção e Descarte: 5 anos a partir do término da lide com o objetivo de cumprir o contrato estabelecido com o controlador.

Há compartilhamento com terceiros (peritos e escritórios parceiros especializados), em conformidade com as cláusulas contratuais estabelecidas entre os agentes de tratamento.

12. Compartilhamento de dados

No Compartilhamento de Dados Pessoais, devemos ser diligentes ao escolher os parceiros que irão receber os dados, e restringir as informações enviadas á finalidade da atividade e ao mínimo necessário para realização desta.

13. Incidentes de dados pessoais

Se houver suspeita de um incidente envolvendo dados pessoais, ao tomar conhecimento desta, todo Profissional tem obrigação de acionar o Encarregado imediatamente para que este possa verificar o ocorrido e tomar as medidas necessárias, por meio do e-mail: [email protected]

14. Direitos dos titulares de dados pessoais

O LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS, no desempenho de suas atividades de tratamento de dados pessoais, respeita os direitos dos titulares de dados pessoais, quais sejam:

• DIREITO À CONFIRMAÇÃO DA EXISTÊNCIA DO TRATAMENTO: o titular de dados pessoais pode questionar, junto ao Escritório, se há a realização de operações de tratamento relativos a dados pessoais seus;
• DIREITO DE ACESSO: o titular de dados pessoais pode solicitar e receber uma cópia de todos os dados pessoais coletados e armazenados;
• DIREITO DE CORREÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a correção de dados pessoais que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados;
• DIREITO DE ELIMINAÇÃO: o titular de dados pessoais pode requisitar a exclusão de seus dados pessoais de bancos de dados geridos pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS, salvo se houver um motivo legítimo para a sua manutenção, como eventual obrigação legal de retenção de dados ou estudo por órgão de pesquisa. Na hipótese de eliminação, a Instituição se reserva o direito de escolher o procedimento de eliminação empregado, comprometendo-se a utilizar meio que garanta a segurança e evite a recuperação dos dados;
• DIREITO DE SOLICITAR A SUSPENSÃO DE TRATAMENTO ILÍCITO DE DADOS PESSOAIS: a qualquer momento, o titular de dados pessoais poderá requisitar ao Escritório a anonimização, bloqueio ou eliminação de seus dados pessoais que tenham sido reconhecidos por autoridade competente como desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD.
• DIREITO DE OPOSIÇÃO A UM TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: nas hipóteses de tratamento de dados pessoais não baseadas na obtenção do consentimento, o titular de dados pessoais poderá apresentar ao Escritório uma oposição, que será analisada a partir dos critérios presentes na LGPD.
• DIREITO À PORTABILIDADE DOS DADOS: o titular de dados pessoais poderá requisitar ao Escritório que seus dados pessoais sejam disponibilizados a outro fornecedor de serviço ou produto, respeitados o segredo comercial e industrial da Instituição, bem como os limites técnicos de sua infraestrutura.
• DIREITO À REVOGAÇÃO DO CONSENTIMENTO: o titular de dados pessoais tem direito a revogar o seu consentimento. Entretanto, ressalta-se que isso não afetará a legalidade de qualquer tratamento realizado antes da revogação. Quando da revogação do consentimento, pode não ser possível fornecer determinados serviços. Sendo este o caso, o titular de dados pessoais deverá ser informado.

A confirmação do tratamento de dados pessoais e o acesso (simples ou completo) a essas informações deve ser feito em até 72 horas do pedido. O prazo de resposta para os demais direitos ainda será regulamentado pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

15. Relação com terceiros

De acordo com as disposições da LGPD a responsabilidade no caso de danos patrimoniais, morais, individuais ou coletivos derivados de violações à legislação de proteção de dados pessoais é solidária, ou seja, todos os agentes da cadeia envolvendo o tratamento de dados pessoais podem ser responsabilizados pelos eventuais danos causados.

Assim, existe o risco do LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS ser responsabilizado por ações de terceiros. Isso implica na necessidade de empregar os melhores esforços para verificar, avaliar e garantir que os terceiros cumpram com as legislações de proteção de dados aplicáveis.

Dessa forma, todos os contratos com terceiros deverão conter cláusulas referentes à proteção de dados pessoais, estabelecendo deveres e obrigações envolvendo a temática, e atestando o compromisso dos terceiros com as legislações de proteção de dados pessoais aplicáveis.

Antes da contratação de terceiros é necessário que se verifique se este possui uma política de privacidade publicamente disponível, quais as medidas técnicas utilizadas para a proteção de dados, a qualidade do programa de informação adotado por este e a qualidade do programa de privacidade deste, de forma geral.

Se houver suspeita de um incidente envolvendo dados pessoais, ao tomar conhecimento desta, o terceiro tem obrigação de acionar o Escritório imediatamente para que este possa verificar o ocorrido e tomar as medidas necessárias, por meio do e-mail: [email protected].

Todos os terceiros devem assinar o termo de aceitação desta Política, da Política de Segurança da Informação e do Plano de Resposta a Incidentes de Segurança, submetendo as atividades contratadas no âmbito da relação com o LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS também a essas normativas.

16. Treinamento

Os destinatários desta Política são obrigados a participar dos treinamentos, workshops, encontros e capacitações propostos pelo LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS para a ampliação da cultura de proteção de dados pessoais no Escritório.

17. Monitoramento

O LACOMBE E NEVES DA SILVA ADVOGADOS ASSOCIADOS adota boas práticas de privacidade e proteção de dados e, por isso, compromete-se a atualizar seus normativos internos conforme as normas e recomendações emitidas pela ANPD ou outras autoridades competentes.